0 km

Übersicht: Ratgeber Events

Tipps für die Planung, Organisation & Durchführung von Veranstaltungen

Bild Event Eine Veranstaltung zu organisieren benötigt Zeit und Geschick

Die Planung von Veranstaltungen bedarf einer gründlichen Vorbereitung. Ob ein großer Kongress oder aber ein kleineres Seminar – die Planung, Organisation und Durchführung muss mit kühlem Kopf geschehen. Ein schlecht organisiertes Event rückt den Organisator und Auftraggeber in ein negatives Licht. Markt.de gibt Tipps, wie Ihr Event ein Erfolg wird.

Startschuss der Event-Planung

Wenn Sie just im Moment vor der Organisation eines Events stehen, müssen Sie sich zuerst fragen, ob Sie die Organisation alleine übernehmen oder aber ob Sie einen Experten bzw. eine Veranstaltungsagentur engagieren. Ein Experte kann Ihnen mitunter mit nützlichen Tipps zur Seite stehen und kreative Anregungen geben. Die selbstständige Event-Planung erscheint im ersten Augenblick kostensparend, kann sich aber im Endeffekt auch als wirtschaftliche Fehlentscheidung erweisen. Wenn Sie mit Profis zusammenarbeiten wollen, lassen Sie sich Referenzen zeigen bzw. erkundigen Sie sich über die Berufshistorie. Im nächsten Schritt empfiehlt sich die Bildung eines Planungskomitees. Die Personen müssen zuverlässig, flexibel, verantwortungsbewusst als auch teamfähig sein. Übernehmen Sie die Planung ausschließlich mit firmeninternen Mitarbeitern, müssen Sie mit der Verteilung der verschiedenen Verantwortungsbereiche beginnen. Beauftragen Sie jedoch externe Profis, gilt es zunächst eine Angebotsanfrage mit den wesentlichen Informationen zum Event (Teilnehmerzahl, Zielgruppe etc.) zu generieren.

Budget

Grundsätzlich muss zunächst das Budget geregelt werden. Die Planung dessen umfasst vorgesehene Kosten, Einkunftsquellen und vorgesehener Gewinn. Viele Unternehmen greifen dabei auf das sogenannte Fixbudget zurück. Das angestrebte Ziel kann es aber natürlich auch sein, dass das Event Gewinn abwirft – in Form von Anmeldegebühren, Eintrittskarten, Sponsoren, Merchandising usw. Steht die Gewinnorientierung bei Ihrer Planung nicht im Vordergrund, müssen Sie zu Beginn festlegen, welche Kosten der Auftraggeber trägt und welche die Teilnehmer. Vergessen Sie bei der Kalkulation der Kosten bitte nicht, dass Sie eine Versicherung abschließen müssen. Ein abgeschlossener Versicherungsschutz bewahrt Sie vor möglichen Risiken. Legen Sie etwa 20 Prozent des kalkulierten Betrages für unvorhergesehene Ausgaben zurück.

Terminplanung

Bild Musikband Für größere Events ist es empfehlenswert eine Musikband zu buchen

Wichtig für den Erfolg der Veranstaltung ist eine langfristige Planung. Planen Sie auch Zeiträume wie Schulferien oder Brückentage mit ein. Elementar ist vor allem die Festlegung einer realistischen Vorlaufzeit für die Organisation des Events. Im Allgemeinen wird für die Organisation einer Großveranstaltung bis zu ein Jahr Vorlaufzeit benötigt:

Rechnen Sie beispielsweise bei einer zwei- bis dreitägigen Konferenz und ca. 200 Teilnehmern mit einem Arbeitsaufwand von 250 Stunden bzw. sechs Arbeitswochen. Vor dem Veranstaltungsstart ist mit drei Arbeitstagen von je 18 Stunden zu rechnen.

Bedenken Sie u. a., dass Sie verschiedenste Redner oder auch Musiker buchen müssen, für die die frühzeitige Inkenntnissetzung ein Muss ist: Berufliche Verpflichtungen der Teilnehmer oder auch andere stattfindende Veranstaltungen sind Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt! Wie Sie die passende musikalische Untermalung finden, erfahren Sie im Ratgeber Musikbands finden. Denken Sie auch daran, gegebenenfalls (je nach Event) professionelle Fotografen zu engagieren, die das Event dokumentieren.

Veranstaltungsort

Für die Aufstellung der Kosten ist auch der Ort des Events entscheidend. Die Entscheidung selbst wird zumeist durch die Geschäftsführung oder dem Auftraggeber getroffen. Entscheidend ist hierbei die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Zielgruppe. Besucher sollten außerdem kein Problem haben, die Veranstaltung mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. Überaus hilfreich für Ortsfremde ist dabei eine Wegerklärung bzw. Beschreibung der Verkehrsanbindung auf den Einladungen. Außerdem kann auf dieser eine Buchungsmöglichkeit für ein in der Nähe gelegenes Hotel mit angefügt werden. Berücksichtigung muss ebenso die Erwähnung von Parkmöglichkeiten finden. Zur Orientierung der Besucher ist es ratsam, den Veranstaltungsort am finalen Tag auszuschildern.

Einladungen

Die Einladung sollte sich durch etwas Besonderes auszeichnen – aber Achtung, weniger ist auch hier mehr. Eine Prise Kreativität kann jedoch nicht schaden. Dem Umschlag sollte eine Antwortkarte beiliegen. Absender und Teilnahmebestätigung gehören auf dieselbe Seite. Elementar sind zudem die Angabe von Fax- sowie Telefonnummer als auch E-Mail-Adresse der Organisationsleitung im Falle etwaiger Rückfragen. Hilfe bei der Mediengestaltung finden Sie in den Kleinanzeigen bei markt.de.

Räumlichkeiten & Gastronomie

Bild Catering Das Catering kann von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden

Die Akustik und die Lichtverhältnisse müssen im Vorfeld überprüft werden. Ein Mitarbeiter des Raum- oder Anlagenvermittlers sollte am Tag der Veranstaltung zugegen sein, um bei Problemen weiterhelfen zu können. Halten Sie die Nummer des Hausmeisters griffbereit. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf andere Personen. Das Bereithalten von technischen Alternativen (Ersatz-Mikrofon etc.) kann sich mitunter als überaus nützlich erweisen.

Hinsichtlich der Speisen und Getränke sei erwähnt, dass Sie die gastronomischen Gegebenheiten an dem von Ihnen ausgewählten Tagungsort im Vorfeld überprüfen müssen. Sollten diese Ihren Ansprüchen nicht genügen, bleibt so genügend Zeit, um einen externen Dienstleister zu beauftragen. Mehr Informationen erhalten Sie unter Partyservice und Catering – Was ist bei der Buchung zu beachten?

Details

Die Feinplanung darf nicht unterschätzt werden. Für den exakten und damit erfolgreichen Veranstaltungsablauf kann es nicht schaden, wenn Sie ein sogenanntes Regiebuch anfertigen, in dem Sie die Tagesplanung minutiös dokumentieren. Notieren Sie sich in diesem auch benötigte Telefonnummern aller Beteiligten (Mitorganisatoren, Vermieter, Referenten etc.). Um sich Krisenmanagement am Vortag zu ersparen, hilft eine vorausschauende Planung – rechnen Sie mit allen Eventualitäten!

 

 Twittern

Verwandte Themen

Musikbands finden - Ratgeber

Countdown für eine Party: Geburtstagsfeier und Party Schritt für Schritt planen

Partyservice und Catering - Was ist bei der Buchung zu beachten?

Den richtigen DJ über Kleinanzeigen finden

Kleinanzeigen zu Kreatives & Events

VIDEO PORTRÄT in 40212
VIDEO PORTRÄT

Hallo!
Ich bin ein Freelancer aus Düsseldorf, der Marketing und Kommunikation studiert hat.
Habe vor Kurzem die Ehre gehabt, bei einem Inspirational- & Indie Film Produzent:
Videokurs, Praktikum &...

100 € VB

40212 Düsseldorf

20.06.2021

mieten Biertisch Bierbänke  Gartenmöbel-Set Festzeltgarnitur in 40764
mieten Biertisch Bierbänke Gartenmöbel-Set Festzeltgarnitur

Tagespreis 10 €
24 Std.

Kaution
50 €


Zur Anmietung benötigen Sie:
Kaution, Mietgebühr und gültigen Personalausweis
NUR BARZAHLUNG

Wir stellen Ihnen ein 3-teiliges Set zur Verfügung,
...

10 €

40764 Langenfeld (Rheinland)

16.06.2021

Hüpfburg Slide Combo Bausteine  mieten *Popcorn & Co.* in 41748
Hüpfburg Slide Combo Bausteine mieten *Popcorn & Co.*

• Kalendertag: 69,00 Euro
• 3-Tagespreis: 119,00 Euro
• Wochenende (Fr-Mo): 119,00 Euro


Warum Kaufen wenn du auch Mieten kannst!

Du bist auf der Suche nach dem gewissen Etwas für dein...

69 €

41748 Viersen

15.06.2021

VIDEO: Drehen | Schneiden | Kopieren | Vertonen | in 40470
VIDEO: Drehen | Schneiden | Kopieren | Vertonen |

Videoproduktion auch für das kleine Budget:
Sie haben Videos die geschnitten werden sollen, oder brauchen ein Video von Ihrer Feier, für Ihre homepage oder von Ihrer Firma? Bei uns bekommen Sie...

VB

40470 Düsseldorf

14.06.2021

Bühnen-Beleuchtung in 46537
Bühnen-Beleuchtung

4 Lampen-Disco-Strahler mit 18 Programm Patter.
Patter in Speed/Drimmer/Audio und Output funktion
Verkabelung vorhanden.
Deko wie Boxen usw sind nicht enthalten

65 € VB

46537 Dinslaken

12.06.2021

Hüpfburg Slide Combo Einhorn  mieten *Popcorn & Co.* in 41748
Hüpfburg Slide Combo Einhorn mieten *Popcorn & Co.*

• Kalendertag: 69,00 Euro
• 3-Tagespreis: 119,00 Euro
• Wochenende (Fr-Mo): 119,00 Euro


Warum Kaufen wenn du auch Mieten kannst!

Du bist auf der Suche nach dem gewissen Etwas für dein...

69 €

41748 Viersen

11.06.2021

Mehr Kleinanzeigen zu Kreatives & Events

 

Bildquellen :

Bild 1 : © Pixabay.com / kherrmann

Bild 2 : © Pixabay.com / hpgruesen

Bild 3 : © Pixabay.com / NadineDoerle